O gerenciamento bem sucedido da mão de obra vai além
da instalação de um software
Os custos com mão de obra são quase sempre o item de despesa
mais elevado no orçamento de um centro de distribuição. Para controlar e
gerenciar esse custo, gerentes visionários geralmente confiam em programas de
gerenciamento de mão de obra que promovem e medem métodos eficientes para o
desempenho de tarefas.
Para atingir esse objetivo, eles unem várias ferramentas de
software, como os sistemas de gerenciamento de mão de obra (LMS, “labor management
system”), com estratégias para monitorar, reportar e recompensar o desempenho
atual e as expectativas estabelecidas.
Esses programas certamente não são novidade, e suas
habilidades em aumentar a produtividade por meio do fornecimento contínuo de
feedback sobre o desempenho dos trabalhadores estão bem documentadas. Com um
bom programa de gerenciamento de mão de obra, as empresas podem reduzir custos
e garantir que a mercadoria esteja sendo processada corretamente,tudo enquanto
melhora o processamento de oportunidades.
Os usuários capacitados a unir um programa de treinamento ao
software na medida apropriada tipicamente reportam um aumento de 20% na
produtividade além de aumentos na qualidade de trabalho e reduções nas jornadas
de serviço. Muitas empresas conseguem alcançar a restituição de seu
investimento em um prazo de 9 a 16 meses.
Uma grande vantagem dos softwares é a habilidade de testar
cenários no computador antes de tentar no chão do armazém de verdade. Conseguem
fazer análises tipo “e se” de uma operação e antecipar resultados.
Por exemplo, e se você considerar ir da separação com listas
em papel para separação em terminais com radiofrequência (RF), ou de RF para sistemas
direcionados por voz? Você pode modelar cada alternativa no seu LMS e prever
qual delas resulta em mais melhorias de produtividade antes de comprar um
equipamento.
Componentes de um software LMS
Jornada e frequência
• Captura da identificação;
• Gerenciamento das folgas;
• Cálculo da folha de pagamento;
• Relatórios excepcionais;
• Alertas;
Alocação do planejamento de recursos
• Estimativa dos recursos necessários;
• Tempo para completar atividades;
• Balanço de recursos;
Disciplina de incentivos de recompensa
• Cálculo dos incentivos;
• Integrar com os sistemas de folha de pagamento;
• Gerenciamento da observação;
• Cartões de relatório;
Gerenciamento do desempenho
• Medida do desempenho em comparação aos padrões;
• Fornecimento de relatórios em tempo real;
• Rastreamento da qualidade e segurança;
• Rastreamento dos custos baseados por atividade;
Otimização da mão de obra
• Retorno sobre investimento baseado em alocação;
• Simulações;
• Processos de modelagem;
• Estabelecimento de padrões;
• Gerenciamento da qualidade;
Alocação e simulação
• Análise das instalações;
• Melhoria contínua.
Outra solução no gerenciamento de mão de obra é a automação
de processos como contratação, jornadas e frequência e escala de trabalhadores.
Por meio da automação, você ganha visibilidade em tempo real em dados críticos
de mão de obra para contabilidade acurada de custos por cliente, por pedido, ou
por tarefa.
Até mesmo mais benefícios são reportados quando o programa
incorpora um ganho compartilhado componente de incentivo de pagamento, afinal,
bons trabalhadores desejam que seu trabalho seja reconhecido. Quandoprogramas
de incentivo são realizados da maneira correta, bons trabalhadores vão querer continuar
na empresa.
Se você estiver contemplando um programa para sua empresa, o
momento não poderia ser melhor. A interface em tempo real do LMS com um WMS
(“warehouse management system”, sistema de gerenciamento de armazéns) mais
robusto fornece a esses programas uma nova vantagem. Além disso, softwares
melhores, o uso de tecnologia RF mais difundido, e novas capacidades de
mapeamento de armazém reduziram bastante o esforço manual envolvido no
componente de medida de trabalho do programa, aumentando assim a acurácia.
Cinco coisas para saber
Tirar o máximo de desempenho de sua mão de obra depende de
um programa de gerenciamento sólidoe efetivo. Aqui estão cinco pontos cruciais
para se ter em mente quando estiver implementando um.
1- definição
da estratégia. Por que você está implementando?
Você quer definir padrões para o planejamento orçamentário
anual ou implementar uma medida de trabalho ou sistema de incentivo salarial
onde você irá recompensar pessoas individualmente?
Esses dois extremos necessitam de diferentes tipos de
software, com níveis de sofisticação
diferentes, manutenção contínua e muitos esforços e custos
para implementar.
Você precisa primeiro compreender o que você está tentando
atingir com ele para que você possa escolher o software correto e a abordagem
apropriada.
2- um
programa de gerenciamento de mão de obra é mais do que uma simples instalação
de software.
É preciso ter um amplo conhecimento de suas operações,
medidas acurada de trabalho e uma estrutura efetiva para reportar os resultados
promovidos.
De fato, a instalação do software por si pode levar apenas
30 minutos, mas muitas outras etapas devem ser concluídas também. Tarefas
críticas de intenso trabalho no CD devem ser definidas e o tempo que leva para
que sejam concluídas é arquivado pelos trabalhadores no momento em que as
realizam ou através de um banco de dados com padrões de tempo pré-definidos.
Determinados os padrões e estando o sistema ligado, os gerentes devem ser
instruídos para treinar aqueles que apresentaram desempenho fraco e quebrar
barreiras para produtividade.
Um componente de incentivo salarial leva o programa ao nível
seguinte por meio de recompensas aos bons desempenhos como parte de um plano de
gerenciamento para compartilhar os ganhos obtidos. Políticas de incentivo podem
ser ferramentas poderosas, pois colocam os trabalhadores sob controle de seus
próprios destinos. O gerenciamento precisa comunicar claramente as expectativas
e colocar em prática um sistema consistente no qual os trabalhadores possam
confiar plenamente.
3- gerenciar
mesmo sem software.
Você poderia começar por um tempo sem software em uma
pequena empresa, com 50 trabalhadores ou menos. Porém, você deverá ter que
contratar mais gerentes do que o necessário para tentar manter o rastreamento
do que está acontecendo. Nos dias atuais, como CDs e centros de atendimento
crescem e se tornam mais complexos, você geralmente precisa do software por
causa da enormidade de dados você estará coletando e monitorando.
4- espere
por desafios culturais.
Nos casos da operação envolver terceiros, pode ser sábio
envolvê-los desde o começo, pois eles tendem a auxiliar a padronização quando o
desempenho de seus membros está baseado em um tempo razoável para executar a
tarefa de uma maneira segura e eficiente.
5- Não
instale um programa e declare que está pronto.
Nunca está pronto. Você estará sempre procurando as melhores
maneiras de melhorar sua operação.
O programa deve ser flexível o suficiente para alterar
rapidamente assim que você modificar seus métodos e procedimentos. Como
resultado, é imperativo manter custos de manutenção em mente. Dependendo do
número de trabalhadores e do número de instalações, somente um ou uma equipe
inteira de engenheiros podem ser necessários.
CASO PRÁTICO:
LMS NO VAREJO
Tendo em mente os benefícios do LMS, vejamos como a David’s
Bridal, o maior varejista de “tudo para casamentos” dos EUA, implementou seu
programa de gerenciamento de mão de obra. A empresa tem 300 lojas físicas e uma
loja virtual.
Porém, Tony Coccerino, vice-presidente de logística e
distribuição, diz que esse sucesso não seria possível sem que o varejista
mantivesse os olhos bem perto nos custos de mão de obra dentro de seus dois CDs
na Pensilvânia oriental - uma instalação de 174.000 m2 em Conshohocken, que
utiliza de 35 a 45 trabalhadores associados por hora e uma instalação mais
recente, mais automatizada, de 230.000 m2 em Bristol, que utiliza de 75 a 85
trabalhadores associados por hora.
De volta a 2001, somente com o CD de Conshohocken funcionando,
Conccerino diz que seu time estava passando por dificuldades com a gestão do
crescente pool de associados por hora. “Sentíamos que estávamos introduzindo
mais trabalhadores
temporários sem sequer avançar.”
A direção da empresa decidiu implementar padrões de mão de
obra. Depois de analisar potenciais fornecedores de LMS, decidiu-se pelo
programa da Cook & Associates conhecido por PEP (“Productivity Evaluation
Program”).
Em maio de 2001, o time PEP iniciou uma abordagem de
diversas etapas com o grupo de gerenciamento da David’s Bridal, introduzindo-os
às etapas para gerar, utilizar e analisar relatórios que fornecem feedbacks
construtivos aos associados. Ao mesmo tempo, eles começaram um processo ao
longo do mês inteiro para identificar e medir
diferentes tarefas por todo o CD, utilizando estudos de
tempo e questionários
de tempo que os trabalhadores eram treinados para preencher.
Uma vez medidos e estabelecidos os padrões, a equipe tinha
que ter certeza de que o PEP poderia fazer uma interface perfeita com o WMS do
varejista e o Sistema de Jornada e Frequência da Kronos. O WMS detalha o
trabalho e os dados críticos que são extraídos e utilizados como dados de
entrada para o PEP.
O sistema Kronos automaticamente fornece ao PEP com o número
exato de horas que o associado foi pago por um turno trabalhado. As equipes
então lançaram o sistema e introduziram-no aos trabalhadores associados em
Setembro de 2001. Um ano mais tarde o gerenciamento decidiu compartilhar os
ganhos de produtividade com a implementação de um programa de incentivo que
incluiu todos: desde os associados aos porteiros e dos supervisores aos
gerentes.
Já faz 11 anos desde a primeira instalação e, de acordo com
Coccerino, os benefícios tem sido significantes. “Apenas através da introdução
de padrões sentimos que iríamos conseguir uma melhora da produtividade de 7%.
Nós poderíamos aumentar de 10 a 12%,” diz. Depois da introdução do programa de
incentivo, a produtividade aumentou mais 12%. Os gerentes dos CD sabem quanto
tempo leva para executar um serviço, permitindo que eles planejem
confidencialmente quantas pessoas irão precisar para completar um trabalho.
Os associados, a princípio, pensaram que seriam micro
gerenciados. “Mas eles participaram efetivamente quando começaram a ver 50 ou
100 dólares extras em seus holerites a cada semana - apenas fazendo seu
trabalho”.
Fonte: http://www.imam.com.br/consultoria/index.php?option=com_docman&task=doc_details&gid=84&Itemid=12
